Bel voor een afspraak: 06-152 26 862 info@officemore.nl

Soms kan ik mezelf ontzettend verliezen in de waan van de dag. Hierdoor zie ik alleen de ad hoc dingen en schiet ik dus niet op. Mijn to-do-lijst is aan het eind van de dag langer dan toen ik startte die dag. In een opdracht is het vaak moeilijk om niet aan die waan van de dag mee te doen. Dit moet even, dat moet even, een collega die verwacht dat je alles meteen oppakt. Dat is natuurlijk geen doen. Op die manier ben ik dan alleen bezig met het blussen van brandjes. Hieronder enkele tips om rust en structuur aan te brengen in een dag:

Lijst

Maak een lijst van zaken die moeten gebeuren in volgorde van urgentie. Indien noodzakelijk schrijf er dan bij op wie je wacht voor een antwoord, voordat je verder kunt.

Verschillende mappen

In mijn mailbox heb ik een mapje “wachten op een ander”. Hierin plaats ik alle mail waarvoor ik het antwoord van iemand anders nodig heb. Wel regelmatig checken natuurlijk en rappelleren…..

Agenda plannen

Plan ook tijd in je agenda voor de zaken die niet zo urgent zijn, maar wel moeten worden gedaan. Dit om te voorkomen dat deze dingen over een tijdje wel urgent zijn.

Meteen doen

Klussen die in twee minuten kunnen worden gedaan, meteen doen. Met het opschrijven van klussen gaat al tijd verloren.

Plan mailmomenten in

Lees je mail op twee of drie momenten van de dag, bijvoorbeeld om 8.30 uur, om 13.00 uur en om 16.00 uur. Spreek met je collega’s af dat als iets echt urgent is, zij bellen in plaats van een mail te sturen en doe dat zelf ook.

Pop up uit

Zet het belletje en de pop up van je email af, zodat je niet telkens wordt afgeleid als er mail binnenkomt.

Focus

Focus je op de werkzaamheden van dat moment, maak af waar je mee bezig bent. Dit voorkomt dat je met veel dingen tegelijk bezig bent en er onrust ontstaat. Het kan natuurlijk voorkomen dat er een haastklus tussendoor komt. Leg dan waar je mee bezig bent opzij, doe de haastklus en ga weer verder waar je gebleven bent. Wat ik zelf standaard vraag als iemand vraagt of ik een klus kan doen is: “Wanneer moet het klaar zijn”.

Agenda plannen

Plan je eigen agenda in in blokken. Bijvoorbeeld voor het uitwerken van notulen. Ga desnoods op een andere plek zitten om de notulen uit te werken of doe je deur dicht. Zorg ook voor tijd voor uitloopt en dringende zaken die er tussendoor komen.

Schrijf op

Leg een opschrijfboekje en een pen naast je bed en schrijf dingen op die je ‘s nachts uit je slaap houden. Als dit eenmaal op papier staat, kun je het loslaten. Het staat er immers morgen ook nog wel. Je vraagt je dan niet ‘s morgens af wat je ook alweer moest onthouden.

Controle

Maak je geen zorgen over de taken van iemand anders. Hou bij wat anderen jou beloven en wat je met ze hebt afgesproken om te doen voor jou. Spreek hen erop aan als een antwoord te lang op zich laat wachten. Ga in geen geval de mail van collega’s checken om te kijken wat zij/hij gedaan heeft. Dat bevordert de goede verhouding tussen jullie niet.

Delen op Social Media
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email