Bel voor een afspraak: 06-152 26 862 info@officemore.nl

Goed archiveren en vooral het kunnen terugvinden van documenten brengt veel rust met zich mee. Dat documenten worden gearchiveerd, wil nog niet zeggen dat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. Hoe irritant is het om documenten die je nodig hebt, niet te kunnen vinden. Dit kost tijd en die tijd had je ook voor iets anders kunnen gebruiken. De bewaartermijnen voor documenten zijn verschillend. Voor de belastingdienst zijn particulieren niet wettelijk verplicht hun administratie te bewaren. De belastingdienst kan en mag tot vijf jaren terug belasting navorderen. Daarom is het toch handig je administratie (bankafschriften, loonstrookjes) tenminste vijf jaren te bewaren.
Voor bedrijven en zelfstandigen geldt een andere regel bij de Belastingdienst: zij hebben de wettelijke plicht hun administratie zeven jaren te bewaren. Het gaat hierbij niet alleen om de administratie, maar ook om bijvoorbeeld agenda’s.
Documenten waarin persoonsgegevens staan vermeld van bijvoorbeeld sollicitanten moeten uiterlijk na vier weken na de procedure worden vernietigd, of wanneer de sollicitant daarom vraagt. Voor het in portefeuille houden van de gegevens, wordt met de sollicitant overlegd. De sollicitant geeft hiervoor wel of geen toestemming.

Er zijn twee manier van archiveren: fysiek en digitaal. Het digitale archief komt steeds vaker voor, omdat brieven en documenten vaker per email worden verstuurd.

Tips om documenten te archiveren en terug te vinden.

  1. Zorg dat de documenten één keer door je handen gaan en niet in stapels op je bureau of in een postbakje belanden. Archiveer de documenten dus meteen nadat ze zijn verwerkt.
  2. Bewaar alleen de laatste definitieve versie van een stuk en gooi alle voorgaande versies weg. Of nummer de concepten, zodat je weet wat de laatste versie is. Zorg er bovendien voor dat de stukken volledig zijn. Er is niets zo vervelend dan de conclusie dat je een half document in het archief hebt en de vorige (volledige) versies hebt vernietigd.
  3. In het fysieke archief kun je verschillende kleuren mappen voor de verschillende onderwerpen gebruiken. Vervolgmappen (die bij elkaar horen) kunnen dan goed worden onderscheiden naar onderwerp.
  4. Geef inkomende en uitgaande brieven een nummer in een Excel postboek en koppel een hyperlink aan het briefnummer. Hieraan koppel je de digitaal opgeslagen brief. (Hierover maak ik nog een video blog).
  5. Gebruik hoofdrubrieken (2. Personeelszaken), rubrieken (2.1 Arbeidsvoorwaarden) en subrubrieken (2.1.1 pensioen, 2.1.2 salarisschalen, 2.1.3 CAO). Het is handig om in het Excel postboek een kolom “archief” te maken en daar de archiefnummers te noteren. Op die manier zijn stukken gemakkelijker terug te vinden.
  6. Berg documenten die je niet vaak nodig hebt, of oudere documenten, apart op en niet in je werkarchief. Hierdoor houd je je werkarchief schoon.
  7. Onderwerpen waar niet veel documentatie van is kun je het gemakkelijkst in hangmappen bewaren. Als de hangmap te vol wordt, kun je de documenten altijd nog in een ordner onderbrengen.
  8. Gebruik bij het digitale archief je zoekfunctie om documenten terug te vinden.

Ik hoop dat bovenstaande tips je helpen om goed te archiveren en vooral om je stukken snel terug te vinden als je ze nodig hebt.

Delen op Social Media
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email